Sus sistemas se comunican entre sí.
La mayoría de las empresas no necesita un programa nuevo, sino sistemas que compartan los mismos datos: contabilidad, tienda, caja, almacén. Construimos las integraciones necesarias, para que un dato se introduzca una sola vez y nadie tenga que volver a copiarlo a mano.
- Sin cambiar de programa
- El dato, una sola vez
- Precio cerrado tras la consulta
Cuatro señales de que sus sistemas no están bien conectados.
El mismo dato, tecleado dos veces
Una dirección en la tienda, la misma dirección en contabilidad. Todos los días, a mano, y antes o después la segunda copia acaba conteniendo un error que solo detecta el cliente.
Mover archivos cada semana
Viernes: exportar un listado, rehacerlo en una hoja de cálculo e importarlo en otro sitio. Es trabajo que puede asumir una máquina, y a la máquina no se le olvida el viernes.
Tres sistemas, tres verdades
La tienda online dice una cosa, la caja otra y la contabilidad una tercera. A final de mes alguien se pone a buscar la diferencia en vez de trabajar.
Una API disponible pero aún sin integrar
Su proveedor, su gestoría o su programa de caja ofrece desde hace tiempo una API. Está en la documentación, y no la ha conectado nunca nadie.
Los sistemas que en una empresa suiza suelen estar más aislados unos de otros.
Contabilidad suiza
Bexio, Abacus, Sage o Banana. Las facturas, los cobros y las fichas de cliente se sincronizan automáticamente con el sistema de su gestoría, en vez de salir una vez al mes como archivo adjunto.
Tienda online y caja
Los pedidos de la tienda y las ventas en el mostrador alimentan las mismas existencias. Lo que se ha vendido en internet ya no está a la venta en el local, y viceversa.
Almacén, envíos y logística
Etiquetas, números de seguimiento y existencias entre su sistema, el almacén y el transportista. El cliente lo recibe sin que nadie lo copie a mano.
CRM, correo y calendario
El contacto que llega del formulario entra en el CRM, la cita en el calendario y la confirmación en el buzón. Nadie escribe el mismo nombre en tres sitios distintos.
Pagos y bancos
Stripe, Datatrans, Twint y el extracto bancario en formato camt. Los ingresos se concilian con la factura pendiente, y lo que no encaja con claridad acaba en una lista, y no en el olvido.
Su propia API
Para que socios, clientes o un portal consulten o intercambien datos con sus sistemas sin llamar antes. Con claves de acceso, registro de llamadas y una documentación que entiende también alguien de fuera.
Aun sin interfaz oficial, casi siempre se puede hacer algo
No todos los programas ofrecen una puerta de entrada limpia, y los programas sectoriales antiguos a menudo no ofrecen ninguna. Existen alternativas. Funcionan, pero son más frágiles que una integración de verdad, y eso se lo decimos antes y no después.
Integración mediante archivos
El programa sabe exportar y no hace falta más. Recogemos el archivo según un horario, lo leemos y llevamos el contenido a donde toca. Fiable, mientras el fabricante no cambie el formato.
Integración mediante correo electrónico
Algunos sistemas solo mandan sus documentos y sus listados por correo. Un servicio vigila ese buzón, reconoce el archivo adjunto y lo procesa, sin que nadie tenga que abrirlo.
Automatización de la interfaz
Como último recurso, un programa maneja la pantalla igual que lo haría una persona. Es la opción más frágil: una actualización del fabricante puede romperlo. Solo lo proponemos cuando no queda otra, y decimos lo que va a costar de mantenimiento.
No se pierde nada y no se contabiliza nada dos veces
Toda integración puede fallar en algún momento: el otro lado no responde, la red se atasca, un registro llega incompleto. Lo importante no es que eso no ocurra nunca, sino qué pasa en ese momento.
Reintento automático
Si la respuesta no llega, la conexión lo intenta otra vez por su cuenta, con intervalos cada vez mayores. La mayoría de las incidencias se resuelven así antes de que nadie se entere.
Una cola en la que nada se pierde
Los registros que no se procesan quedan intactos en una cola de pendientes. En cuanto el otro lado vuelve a estar disponible, la cola se vacía en el mismo orden en que entró.
Cada operación una sola vez
Cada registro lleva una marca única. Si el mismo pedido llega por segunda vez después de un corte, la integración lo reconoce y no lo vuelve a contabilizar.
Una integración silenciosa que se ha parado es peor que no tenerla
Mientras sigan apareciendo cifras, nadie sospecha que haya un problema. Si ya no hay trabajo a mano, una caída se nota cuando el problema ya lleva dos días afectando a los datos. Por eso la vigilancia forma parte de la integración y no de un proyecto posterior.
Una vista del estado
De cada conexión: cuándo funcionó por última vez, cuántos registros pasaron y qué se quedó atascado. Legible también para usted, y no solo para nosotros.
El aviso llega a alguien
Si la cola deja de avanzar o el mismo envío falla varias veces, sale un aviso por correo o por chat al canal donde pueda actuar una persona responsable. No a un registro que nadie revisa.
También se vigila el silencio
Si el lunes por la mañana no entra ni un pedido, pocas veces es un buen lunes. Por eso no vigilamos solo los fallos, sino también la ausencia de movimiento.
Cuatro etapas, y la primera consiste en escuchar y contar.
- 1
Inventario de los sistemas
Qué programas están en uso, quién trabaja con cuál y qué datos se introducen manualmente más de una vez. De ahí sale la lista de los sistemas y de los datos que se llevan por duplicado. Suele ser más larga de lo que todos pensaban.
- 2
Mapa de campos y prioridades
Qué campo se corresponde con cuál, qué pasa cuando la grafía no coincide y qué sistema tiene razón cuando dos se contradicen. Esas reglas se ponen por escrito antes de construir, para que queden documentadas y puedan revisarse más adelante.
- 3
Construir y probar con datos reales
La conexión se construye y al principio funciona en paralelo con el proceso actual, con sus datos reales. Así puede comprobar claramente si ambos sistemas producen el mismo resultado, antes de que el trabajo dependa de ello.
- 4
Puesta en marcha con vigilancia
El trabajo a mano no se retira hasta que las cifras coinciden. La conexión entra en servicio con vigilancia y avisos, y los primeros días los miramos más de cerca que los siguientes.
El método de integración depende de lo que admita el otro sistema, no de nuestras preferencias.
Conexiones
REST, GraphQL, webhooks, SOAP heredado
Contabilidad suiza
Bexio, Abacus, Sage
Comercio y pagos
Shopify, WooCommerce, Stripe, Datatrans
Motor
Node.js, Python, colas de mensajes, Docker
¿Cuánto cuesta una integración?
Depende de cuántos sistemas entran en juego y de si cada uno trae una interfaz aprovechable. Conectar dos servicios modernos es una cosa y un programa sectorial de 2009 es otra. Por eso no damos ninguna cifra antes de haber visto sus sistemas. En la primera consulta, que es gratuita, los miramos juntos y después recibe un precio cerrado para ese alcance concreto.
Primera consulta gratuita¿Tenemos que cambiar de programa para esto?
Por norma no, y justo ahí está la gracia. Una integración deja en pie todo aquello con lo que su gente ya sabe trabajar y construye solo los puentes que hay en medio. Recomendamos sustituir un sistema únicamente cuando está tan cerrado que cada puente termina costando más que el propio programa.
Nuestro programa no tiene ninguna interfaz. ¿Se puede hacer algo igualmente?
Casi siempre sí, por un rodeo: exportaciones programadas en forma de archivo, un buzón que se lee de manera automática o, como último recurso, un programa que maneja la pantalla igual que lo haría una persona. Esos caminos funcionan, pero aguantan mal las actualizaciones del fabricante. Le decimos de antemano qué camino tiene abierto y hasta qué punto será estable.
¿Qué pasa si una conexión se cae?
Primero lo vuelve a intentar por su cuenta. Si el otro lado sigue sin responder, las operaciones se acumulan en una cola en lugar de perderse y salen después en orden. Al mismo tiempo sale un aviso a quien se ocupa de ello. Nada se contabiliza dos veces: cada registro lleva una marca por la que la integración lo reconoce.
¿Cuánto tiempo sigue funcionando el proceso anterior en paralelo?
Hasta que los dos lados dan el mismo resultado. No apagamos el trabajo a mano el primer día: dejamos la conexión nueva funcionando en paralelo con datos reales y comparamos. El doble tecleo termina solo cuando ya no queda ninguna diferencia.
¿La integración es nuestra después?
Sí. El código fuente, los accesos y la documentación son suyos, y las cuentas de los servicios implicados van a su nombre. Si más adelante quiere dejar el mantenimiento en otras manos, será un traspaso y no una obra nueva.
Cuéntenos qué dato se teclea dos veces en su empresa.
En la primera consulta, gratuita y sin compromiso, miramos sus sistemas y le decimos con honestidad qué se conecta de forma limpia, qué requiere una solución alternativa y qué no merece la pena. Respondemos en 24 horas.
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