El programa se adapta a su empresa, y no al revés.
El software de catálogo obliga a su empresa a entrar en sus pantallas, y lo que no cabe acaba en una hoja de cálculo al lado. Nosotros construimos el ERP y el CRM alrededor de sus procesos: sin licencia por usuario y sin módulos que nadie abre nunca.
- Sin licencia por usuario
- El código es suyo
- Precio cerrado tras la consulta
Cuatro señales que seguramente reconocerá en su casa.
Licencias para quien entra poco
En el almacén alguien registra dos entradas de mercancía al mes y la gestoría echa un vistazo una vez al trimestre. El puesto se paga entero igual, mes tras mes.
La hoja de cálculo al lado del programa
Un paso que el programa no contempla se muda a una hoja de cálculo. El archivo crece y llega un día en que la verdad está ahí, y en el sistema solo queda una versión antigua.
La misma dirección en tres sitios
Los clientes en el CRM, las facturas en la contabilidad, las existencias en el programa de almacén. Una dirección cambia en un solo sitio, y a partir de ahí las listas se contradicen.
Módulos que nadie abre
Producción, planificación de personal, horas de proyecto: se paga el paquete entero y se usa una parte. Quitar el resto uno a uno casi nunca está previsto en un producto de catálogo.
Seis áreas de las que sacamos lo que usted usa a diario. Y nada más.
Pedidos y proyectos
Del presupuesto al pedido y de ahí a la factura, con estado, fechas y documentos en el mismo sitio. Cualquiera ve por dónde va un trabajo sin tener que preguntar.
Clientes y contactos
Direcciones, personas de contacto y todo el historial: presupuestos, pedidos, reclamaciones, último contacto. Quien coge el teléfono sabe con quién habla.
Almacén y material
Existencias, entradas y salidas, números de serie y reposición. Lo que se consume se descuenta directamente del pedido, en lugar de estimarse a fin de mes.
Facturas y cobros
Facturas con QR, recordatorios, partidas pendientes y conciliación con la cuenta del banco. Quien ya ha pagado deja de recibir avisos.
Horas, ausencias y personal
Registro de horas por pedido o por proyecto, vacaciones y ausencias, gastos. A fin de mes la base para la nómina ya está hecha.
Informes que cuadran
Margen por pedido, ocupación, partidas pendientes, facturación por cliente. Todas las cifras salen de los mismos datos, así que no se contradicen.
Lo que ya tiene se viene con usted
Un cambio de sistema rara vez fracasa por el software nuevo: fracasa por los datos viejos. Por eso la migración se planifica desde el principio, y no en la última semana antes de arrancar.
Qué se traslada
Clientes y contactos, artículos y precios, partidas pendientes, pedidos cerrados y los documentos que los acompañan. El historial sigue siendo legible: lo que pasó el año pasado también está en el sistema nuevo.
La limpieza es la mitad del trabajo
La misma empresa escrita de tres maneras, direcciones de clientes que ya no existen, códigos de artículo con dos lógicas distintas. Eso se ordena antes de la mudanza, porque, si no, los errores se mudan con todo lo demás.
En paralelo y no con una fecha de corte
Donde tiene sentido, el sistema viejo y el nuevo conviven una temporada y nosotros comparamos las cifras. Se cambia cuando los dos dicen lo mismo.
Su hoja de cálculo es el mejor pliego de condiciones que existe
Casi todas las empresas tienen un archivo en el que una parte del negocio está descrita de verdad. Ha ido creciendo durante años y cuenta el proceso mejor que cualquier lista de requisitos redactada alrededor de una mesa.
Las columnas son los campos
Lo que en la hoja tiene una columna necesita un campo en el sistema. Las pestañas son los pasos, y los colores con los que alguien marca filas son en realidad estados.
Las fórmulas son sus reglas
Recargos, tramos de descuento, cálculo de un plazo: en las fórmulas está escrito cómo echa cuentas su casa. Las leemos, preguntamos por los puntos que quedan dudosos y las incorporamos.
Lo que la hoja no sabe hacer
Varias personas a la vez, permisos, historial de quién cambió qué y cuándo, y el enlace al pedido correspondiente. Ahí es exactamente donde la hoja se acaba y empieza el sistema.
¿A medida o de catálogo?
Los dos caminos se sostienen. La diferencia no se ve el primer día, se ve el tercer año.
Ajuste a su proceso
ERP a medida
El software sigue la manera de trabajar que su gente ya domina.
ERP estándar de catálogo
El proceso sigue al software, y el resto se va a una hoja de cálculo al lado.
Licencia por usuario
ERP a medida
Ninguna. Quien tenga que entrar entra, aunque sea dos veces al mes.
ERP estándar de catálogo
Por puesto y por mes, por poco que alguien se conecte.
Módulos que no necesita
ERP a medida
Construimos lo que se usa. Lo que falte se añade después.
ERP estándar de catálogo
Vienen en el paquete, se pagan y rara vez se pueden quitar uno a uno.
Cuando el negocio cambia
ERP a medida
El cambio se incorpora, porque el código es suyo.
ERP estándar de catálogo
Espera a la próxima versión del fabricante o paga una adaptación aparte.
De quién es el resultado
ERP a medida
El código fuente y los datos quedan en su casa, con los accesos a su nombre.
ERP estándar de catálogo
Alquila el derecho de uso, y los datos salen en el formato de exportación del fabricante.
Dependencia del fabricante
ERP a medida
El mantenimiento lo puede coger otro: es un traspaso, no una obra nueva.
ERP estándar de catálogo
Las subidas de precio, los cambios forzosos o el fin de una línea los decide el fabricante.
Con franqueza: si un paquete de catálogo cubre casi todo lo que necesita, comprarlo sale más barato. Se lo diremos en la primera consulta en lugar de construirle algo que ya existe.
Cuatro etapas, y después de cada una sabe por dónde va.
- 1
Ver el trabajo donde se hace
Recorremos la actividad en el sitio en el que ocurre: la oficina, el almacén, el taller. No solo con la dirección, sino con las personas que van a usar el sistema todos los días.
- 2
El plano y el precio cerrado
Antes de la primera línea de código ve qué módulos entran y en qué orden, qué aspecto tienen las pantallas y cuánto cuesta el conjunto. El precio queda cerrado para ese alcance concreto.
- 3
Módulo a módulo, primero el más urgente
Se construye por etapas, y la primera es la que hoy más aprieta. Su gente ya trabaja con el sistema nuevo mientras el resto se sigue construyendo.
- 4
Migración, formación y puesta en marcha
Los datos se mudan, formamos a su gente sobre el sistema terminado y las primeras semanas de funcionamiento seguimos cerca. Después, el código, los datos y los accesos son suyos.
Cuándo se lo desaconsejamos
- Si un paquete de catálogo ya cubre casi todo lo que necesita: comprarlo sale más barato, y se lo diremos.
- Si sus procesos todavía cambian cada mes: primero tienen que asentarse, o reproduciremos una forma de trabajar que en otoño ya no existirá.
- Si en casa nadie quiere hacerse cargo de los datos: un sistema vale lo que vale aquello que se mantiene al día dentro de él.
- Si de lo que se trata es solo de pasar de un proveedor de licencias a otro: un sistema propio no es la respuesta.
¿Cuánto cuesta un ERP a medida?
Depende de cuántas áreas tenga que cubrir el sistema y de cuánto haya que traer del programa que usa hoy. Por eso no damos ninguna cifra antes de haber visto cómo trabaja. En la primera consulta, que es gratuita, cerramos el alcance y después recibe un precio cerrado para ese alcance concreto. Muchos empiezan por un solo módulo y van ampliando, de modo que el presupuesto se compromete por etapas y no de golpe.
Primera consulta gratuita¿Hay que sustituirlo todo de golpe?
No, y además suele ser la peor idea. Empezamos por el área que hoy más tiempo cuesta y dejamos el resto funcionando de momento. Con integraciones, el sistema viejo y el nuevo se hablan hasta que el viejo va sobrando poco a poco. Así la empresa sigue trabajando mientras se cambia.
¿Qué pasa con los datos del programa que usamos hoy?
Se vienen. Clientes, artículos, partidas pendientes y los pedidos cerrados con sus documentos se trasladan para que el historial siga siendo legible. Antes se limpia: duplicados, direcciones de clientes que ya no existen, la misma empresa escrita de dos maneras. Donde un proveedor no ofrece una exportación aprovechable, se lo decimos antes del presupuesto: qué se puede recuperar y qué no.
¿Se puede conectar con nuestra contabilidad?
Por regla general, sí. Bexio, Abacus, Sage y la mayoría de los sistemas de caja y de tienda ofrecen integraciones. Así la cifra se introduce una sola vez y cuadra en los dos lados, en lugar de teclearse dos veces. Donde un sistema no tiene integración, se lo decimos antes del presupuesto y buscamos otra vía, por ejemplo un intercambio de archivos ordenado.
¿Y si nuestros procesos cambian más adelante?
Entonces se cambia el software. Como el código es suyo, eso no depende de que un fabricante recoja el cambio en su próxima versión. Los puntos que más suelen moverse, como los precios, los descuentos y los formularios, los construimos desde el principio para que pueda ajustarlos usted mismo sin llamarnos.
¿Quién forma a nuestra gente?
Nosotros, sobre el sistema terminado y con sus propios datos en lugar de con una empresa de ejemplo. Incluye una guía breve de los gestos que se repiten a diario. Durante las primeras semanas tras la puesta en marcha seguimos cerca, porque es cuando salen las preguntas que en un aula nadie hace.
Enséñenos la hoja de cálculo que tiene al lado del programa.
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